Hướng dẫn quản lý văn phòng phẩm tốt hơn ở các doanh nghiệp

0
390

Các công việc liên quan đến quản lý và sắp xếp luôn khiến chúng ta đau đầu, trong các doanh nghiệp thì có lẽ quản lý văn phòng phẩm là một trong các công việc đó, không chỉ hiểu rõ tường tận về từng dụng cụ mà còn đòi hỏi  năng lực chuẩn bị được quy trình kỹ lượng và cẩn thận từ người quản lý.

Vấn đề lớn nhất được đặt ra cho tất cả nhũng người làm công việc quản lý văn phòng phẩm chính là làm thế nào để quản lý dụng cụ văn phòng phẩm tốt nhất nhưng cũng phải đảm bảo tiết kiệm chi phí tối đa.Quy trình đưa ra dưới đây sẽ hữu ích với những doanh nghiệp đang tìm cách hiệu quả để quản lý dụng cụ văn phòng phẩm của mình.

Bước 1:Kiểm tra danh mục dụng cụ văn phòng phẩm của công ty

Việc đầu tiên cần làm là rà soát lại các loại và số lượng dụng cụ văn phòng phẩm của công ty đang có, với số lượng sản phẩm lớn bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của nhân viên kho để có thể tiết kiệm được thời gian.

Bước này sẽ giúp ích bạn khi lên danh sách danh mục đồ cần mua mới và bổ sung trong tương lai.

Bước 2: Lập danh sách các dụng cụ cần mua thêm

Chi phí công ty được tiết kiệm hơn khi được chi tiêu vào các dụng cụ cần thiết nhất, với các dụng cụ văn phòng phẩm có nhu cầu cao trong các văn phòng bạn nên tăng số lượng mua đồng thời giảm bớt và loại trừ một số loại sẽ không cần thiết sử dụng.

Bước 3: Sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm

Thông thường tại nhiêu công ty, các dụng cụ văn phòng phẩm chỉ sử dụng một lần rồi vứt đi trong khi vẫn còn khả năng tái sử dụng là một điều rất lãng phí.

Nên áp dụng rộng rãi điều này trong công ty, ngoài giảm thiểu tiền mua mới văn phòng phẩm còn giúp bảo vệ môi trường sạch đẹp.

Bước 4: Chọn công ty cung cấp văn phòng phẩm

Với việc đặt mua các vật dụng trong danh sách đã lập ra từ 2 bước đầu tiên, đầu tiên hãy hỏi thăm những người có kinh nghiệm trước đó để có được một số tên nhà phân phối chất lượng, sau đó bạn tiến hành so sách mẫu mã và chất lượng cũng như giá tiền của các vật dụng với nhau, tính toán xem mua ở đâu chất lượng và có lợi về kinh tế nhất cho công ty bạn.

Bước 5: Quản lý kho lưu trữ

Bạn có thể quản lý số lượng văn phòng phẩm đồng nghiệp mình đã mang đi nhưng còn thừa lại sau khi sử dụng, bằng cách yêu cầu họ mang nó bỏ lại kho lưu giữ, nên ghi lại số lượng mỗi loại để có thể dễ dàng tổng kết và tính toán đồ cần mua cho những lần tiếp theo.

Vì lưu giữ rất nhiều dụng cụ mà an toàn của kho trở nên rất quan trọng, ngoài việc cần sắp xếp cẩn thận số lượng và phân loại các dụng cụ trong kho nhằm trách sự lộn xộn và tiết kiệm thời gian tìm kiếm khi cần, thì yếu tố an toàn của kho cũng rất quan trọng, nên phân ra bộ phận bảo vệ kho riêng hay có các biện pháp đảm bảo an toàn như: Khóa cửa hay tìm người kiểm soát danh tính những người đã ra vào kho.

Bước 6: Cập nhập số lượng văn phòng phẩm thường xuyên

Theo định kỳ, doanh nghiệp nên bắt đầu đánh giá số lượng dụng cụ một lần, việc này sẽ giúp bạn dự đoán thời gian hết của nhiều loại dụng cụ để kịp thời mua mới bổ sung cung như không bỏ lỡ các đợt sale từ các nhà phân phối.

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

>>> Xem thêm: văn phòng phẩm bình tân – Những mẫu văn phòng phẩm mới, giá cả ưu đãi nhất

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.